1. Wie zijn wij
Sjef is een product van Vossen Design, gevestigd te Sint Jansklooster. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
- Handelsnaam
- Sjef (onderdeel van Vossen Design)
- info@sjef.ai
- KvK-nummer
- 98579347
- Adres
- Vossenkamp 24A, 8326 DA Sint Jansklooster
2. Welke gegevens verzamelen wij
2.1 Accountgegevens
Bij het aanmaken van een account vragen wij:
- E-mailadres
- Wachtwoord (versleuteld opgeslagen, nooit leesbaar voor ons)
- Bedrijfsnaam (optioneel)
2.2 Bedrijfsprofiel
In je instellingen kun je aanvullende gegevens invullen die op je offertes verschijnen:
- Adres, postcode, plaats
- Telefoonnummer
- BTW-nummer en KvK-nummer
- Bedrijfslogo (afbeeldingsbestand)
2.3 Spraakopnamen en tekst
Sjef werkt door een gesproken of getypte werkomschrijving om te zetten naar een offerte. Daarvoor slaan wij op:
- De audio-opname (WebM- of MP4-formaat)
- De transcriptie van de opname
- De gegenereerde offerte (JSON-data en PDF)
2.4 Klantgegevens
Als je in je spraakbericht een klantnaam, adres, e-mailadres of telefoonnummer noemt, slaat Sjef deze op in je klantenbestand. Dit zijn gegevens van jouw klanten. Jij bent daarvoor zelf verwerkingsverantwoordelijke; Sjef is verwerker.
Accepteert jouw klant een offerte digitaal via de publieke offertelink, dan leggen wij als bewijs vast: de ingevulde naam, het tijdstip van acceptatie en een gehashte (onherleidbare) afgeleide van het IP-adres. Ook registreren wij wanneer een offertelink voor het eerst wordt geopend.
2.5 Prijslijst
Je kunt een prijslijst uploaden (PDF, CSV of afbeelding) of handmatig invoeren. De inhoud wordt verwerkt en opgeslagen zodat Sjef je tarieven kent.
2.6 Technische gegevens
Bij gebruik van Sjef registreren wij geen IP-adressen of browsergegevens in het dashboard. Voor de wachtlijst wordt een gehashte (onherleidbare) versie van het IP-adres opgeslagen ter voorkoming van misbruik.
3. Waarvoor gebruiken wij je gegevens
| Doel | Gegevens | Grondslag (AVG) |
|---|---|---|
| Account aanmaken en inloggen | E-mail, wachtwoord | Uitvoering overeenkomst |
| Offertes genereren | Audio, transcriptie, prijslijst, klantgegevens | Uitvoering overeenkomst |
| PDF opmaken met je huisstijl | Logo, bedrijfsgegevens, accentkleur | Uitvoering overeenkomst |
| Offerte delen met je klant | PDF, publieke link (token) | Uitvoering overeenkomst |
| Abonnement en facturatie | E-mail, betaalgegevens (via Stripe) | Uitvoering overeenkomst |
| Service verbeteren | Geanonimiseerde gebruiksstatistieken | Gerechtvaardigd belang |
4. AI-verwerking
Sjef gebruikt kunstmatige intelligentie (AI) om je spraak om te zetten naar een gestructureerde offerte. Dit werkt als volgt:
- Spraak naar tekst: je audio-opname wordt verstuurd naar Google Gemini voor transcriptie.
- Tekst naar offerte: de transcriptie en je prijslijst worden verstuurd naar Anthropic Claude om de offerte samen te stellen.
- Prijslijst verwerking: bij het uploaden van je prijslijst herkent en structureert Anthropic Claude de tarieven; OpenAI genereert vervolgens embeddings (numerieke representaties) om je prijslijst doorzoekbaar te maken.
Deze AI-diensten verwerken je gegevens alleen om het directe verzoek uit te voeren. Zij slaan je data niet op voor eigen doeleinden en gebruiken het niet om hun modellen te trainen. Wij hebben verwerkersovereenkomsten met deze partijen.
5. Derde partijen (sub-verwerkers)
| Partij | Rol | Locatie |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | Database, authenticatie, bestandsopslag | EU (Frankfurt) |
| Anthropic PBC | AI-offertegeneratie (Claude) | VS* |
| Google LLC | Spraaktranscriptie (Gemini) | VS* |
| OpenAI Inc. | Prijslijstverwerking (embeddings) | VS* |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Betalingsverwerking | Ierland |
* Voor doorgifte naar de VS vertrouwen wij op het EU-US Data Privacy Framework en/of standaard contractbepalingen (SCC's) conform de AVG.
6. Bewaartermijnen
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Account en profiel | Zolang je account actief is + 30 dagen na verwijdering |
| Audio-opnamen | 90 dagen na aanmaak, daarna automatisch verwijderd |
| Offertes en PDF's | Zolang je account actief is |
| Klantgegevens | Zolang je account actief is |
| Prijslijst | Zolang je account actief is |
| Betaalgegevens | Wettelijke bewaarplicht (7 jaar, via Stripe) |
Bij het verwijderen van je account worden alle gegevens binnen 30 dagen permanent verwijderd, met uitzondering van gegevens die wij wettelijk verplicht zijn te bewaren.
7. Cookies en tracking
Sjef gebruikt geen tracking-cookies, analytics-scripts of advertentiepixels. Wij plaatsen geen cookies van derden.
De enige opslag in je browser is je inlogsessie (via localStorage), noodzakelijk om ingelogd te blijven. Dit is een technisch noodzakelijke opslag waarvoor geen toestemming vereist is.
8. Beveiliging
Wij nemen passende maatregelen om je gegevens te beschermen:
- Alle communicatie verloopt via HTTPS (TLS-versleuteling).
- Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen (bcrypt via Supabase Auth).
- Bestanden (audio, PDF's, logo's) staan in privé-opslag en zijn alleen toegankelijk voor de eigenaar.
- Row Level Security (RLS) op databaseniveau zorgt dat gebruikers uitsluitend hun eigen gegevens kunnen lezen en wijzigen.
- API-routes verifiëren elke aanvraag server-side via een Supabase sessietoken.
- Offertes worden gedeeld via een unieke, onvoorspelbare token, niet via een publiek toegankelijke URL-structuur.
9. Jouw rechten
Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:
- Inzage: je kunt opvragen welke gegevens wij van je hebben.
- Correctie: onjuiste gegevens kun je zelf aanpassen in je instellingen, of via ons laten corrigeren.
- Verwijdering: je kunt je account verwijderen. Alle gegevens worden dan binnen 30 dagen permanent gewist.
- Dataportabiliteit: je kunt een export opvragen van je gegevens in een gangbaar formaat.
- Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
- Beperking: je kunt vragen de verwerking tijdelijk te stoppen.
Neem voor elk verzoek contact op via info@sjef.ai. Wij reageren binnen 30 dagen. Je hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
10. Klantgegevens (verwerker/verwerkingsverantwoordelijke)
Als vakman sla je via Sjef gegevens op van jouw klanten (namen, adressen, contactgegevens). In die relatie ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en is Sjef de verwerker. Dat betekent:
- Jij bepaalt welke klantgegevens je inspreekt en opslaat.
- Sjef verwerkt deze gegevens uitsluitend om jouw offertes te genereren en je klantenbestand bij te houden.
- Jij bent verantwoordelijk voor het informeren van je eigen klanten over het gebruik van hun gegevens.
Op verzoek sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Neem contact op via info@sjef.ai.
11. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij je via e-mail of een melding in het dashboard. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina.